Você não consegue governar aquilo que não conhece. É por isso que o primeiro controle de governança de IA não é uma política. É um inventário.
E ele não precisa começar com um sistema sofisticado. Uma planilha resolve a primeira versão, e resolve bem.
O que é o inventário de casos de uso
É o registro estruturado de todas as atividades em que a inteligência artificial participa dentro da empresa, com informação suficiente para decidir o que cada uma exige em termos de controle.
Ele responde a quatro perguntas que a liderança precisa conseguir responder a qualquer momento: onde usamos IA, para qual propósito, sob quais controles e quem responde por cada uso.
Sem esse registro, qualquer política escrita descreve uma empresa que não existe.
Os sete campos
| Campo | O que ele responde |
|---|---|
| Nome do caso de uso | O que a IA faz, descrito como atividade e não como ferramenta |
| Área responsável | Qual área do negócio é dona do processo |
| Objetivo | Por que esse uso existe e qual ganho ele busca |
| Ferramenta ou modelo | O que está sendo usado, incluindo versão quando aplicável |
| Dados utilizados | O que entra na ferramenta, com atenção a dado pessoal e financeiro |
| Decisão afetada | Qual decisão de negócio é influenciada pela saída |
| Impacto do erro | O que acontece se a resposta estiver errada |
Sete campos é o mínimo viável. Na prática, vale acrescentar mais três à medida que o inventário amadurece: dono nomeado, nível de autonomia e data da última revisão.
Por que o nome do caso é o campo mais importante
Já vi inventário cuja primeira linha dizia "usar IA na controladoria". Isso não é um caso de uso, é um rótulo. Não permite governar nada, porque não descreve nada.
Compare as duas versões:
Antes: Usar IA na controladoria Depois: Preparar a explicação mensal das variações para revisão da contabilidade
O segundo nome já entrega o propósito, o público, o responsável e o ponto exato em que a revisão humana precisa acontecer. É o controle mais barato que existe, e quase ninguém aplica.
Regra prática de nomenclatura
Escreva o nome como um verbo de negócio seguido do entregável e do destinatário.
[verbo] + [o que é produzido] + [para quem ou para qual etapa]
Se o nome menciona a ferramenta em vez da atividade, ele ainda não está pronto. "Usar ChatGPT" descreve um software. "Redigir a primeira resposta a chamados de nível 1 para revisão do analista" descreve um processo que pode ser controlado.
Um exemplo preenchido
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Nome | Preparar a explicação mensal das variações para revisão da contabilidade |
| Área responsável | Controladoria |
| Dono nomeado | Gerente de controladoria |
| Objetivo | Reduzir o tempo da primeira leitura de desempenho mensal |
| Ferramenta | Assistente corporativo, versão contratada |
| Dados utilizados | DRE, orçamento e notas explicativas. Sem dado pessoal. |
| Decisão afetada | Leitura de desempenho enviada ao CFO e, indiretamente, ao conselho |
| Impacto do erro | Alto. Evento não recorrente virar tendência na comunicação ao conselho. |
| Nível de autonomia | Rascunha. Revisão humana obrigatória antes de qualquer circulação. |
| Última revisão | Data da aprovação inicial |
Repare no que esse registro permite decidir. Como o impacto é alto e a autonomia é média, o caso exige teste documentado, aprovação formal e registro das fontes. Como não há dado pessoal, a discussão de LGPD não se aplica aqui, mas se aplicaria se o mesmo desenho fosse usado para análise de folha.
Como montar o seu
1. Levante antes de registrar. O inventário é o produto de um levantamento, não o substituto dele. Se você distribuir a planilha antes de conversar com as áreas, vai receber células vazias. O método de levantamento está em shadow AI: o uso invisível de IA.
2. Comece por quem produz material que circula. Finanças, jurídico, marketing, atendimento e RH. É onde o impacto de um erro sai do time.
3. Uma linha por atividade, não por ferramenta. A mesma ferramenta pode aparecer em oito linhas diferentes, e isso está correto. O que se governa é a atividade.
4. Aceite a primeira versão incompleta. Um inventário com doze casos bem descritos vale mais do que um com sessenta rótulos genéricos. Você vai encontrar mais casos depois, e tudo bem.
5. Defina quem mantém. Um inventário sem responsável de manutenção fica desatualizado em um trimestre. Normalmente é a mesma pessoa que conduziu o levantamento.
Os quatro erros mais comuns
Registrar ferramenta em vez de atividade. Já tratado acima, e é o erro que inviabiliza todos os passos seguintes.
Deixar o campo de dados vago. "Dados internos" não permite avaliar nada. Especifique quais informações efetivamente entram, e sinalize explicitamente se há dado pessoal.
Pular o campo de decisão afetada. É ele que separa uso decorativo de uso que importa. Se ninguém consegue nomear a decisão influenciada, provavelmente o caso é de baixo risco, e isso também é uma informação útil.
Tratar o inventário como entregável final. Ele é insumo. O que se faz com ele é a classificação de risco por impacto e autonomia, que define quais controles cada caso exige.
O que muda depois do inventário
A discussão interna sobre IA muda de qualidade quase imediatamente, e por um motivo simples: para de ser sobre a tecnologia e passa a ser sobre processos concretos com nome, dono e consequência.
Reuniões que antes giravam em torno de "precisamos de uma política de IA" passam a girar em torno de "esses três casos precisam de revisão humana obrigatória e este aqui pode seguir como está". É uma conversa que a liderança consegue conduzir.
Perguntas frequentes
Preciso de uma ferramenta específica para o inventário? Não. Uma planilha compartilhada resolve a primeira versão e boa parte das empresas de médio porte nunca precisa de mais do que isso.
Com que frequência revisar? Trimestral para os casos de alto impacto, semestral para os de impacto médio e anual para o resto. Além disso, sempre que mudar o modelo, o dado, o público, a decisão ou o time responsável.
Devo incluir usos pessoais dos funcionários? Se o resultado entra em um processo da empresa, sim. O critério não é onde a pessoa usou, é se a saída influencia trabalho que circula.
Template pronto para copiar. O guia de governança de IA traz o inventário em formato de tabela para preencher, junto com a matriz de triagem e a tabela de controles mínimos por faixa de risco. Baixar gratuitamente.